A SM Services, empresa que figura entre as líderes do mercado brasileiro de Prospecção, Marketing e Inteligência Comercial, é usuária desde 2013 de tecnologia da empresa brasileira Dzyon S/A para gestão interna de sua carteira de prospects.

A parceria ocorreu de forma inusitada, quando a Dzyon passou de cliente a fornecedora da SM Services. “Éramos a empresa de prospect de novos clientes da Dzyon”, conta Aline Silva, Gerente de Operações da SM Services. “Como passamos a conhecer a fundo o trabalho e os produtos da Dzyon, percebemos que estava ali, bem na nossa frente, a solução tecnológica para nossos problemas de gestão”.

Fundada em 2005, com foco em relacionamento com cliente, definição de público-alvo, abordagem, questionários, qualificação dos prospects e acompanhamento em potencial clientes para seus contratantes, a SM Services tinha até então uma rotina conturbada em seu escritório na zona sul de São Paulo e enfrentava dificuldades organizacionais.

O controle para gerenciar os dados de mais de 40 empresas que integravam sua carteira de clientes era feito com planilhas de Excel, o que demandava tempo e gerava retrabalhos. A empresa já havia utilizado outros softwares de gestão, mas nenhum deles havia atendido às expectativas. Foi quando a SM Services passou a utilizar os softwares de ERP (Enterprise Resource Planning – Planejamento dos Recursos Empresariais) e CRM (Customer Relationship Management – Gestão de Relacionamento com Cliente) da Dzyon, atingindo um novo cenário de excelência em gerenciamento administrativo.

De acordo com Francine Nonaka, CEO da Dzyon, a rotina de trabalho da SM Services carecia de um sistema customizado e tão dinâmico quanto o trabalho de prospecção de relacionamento com o cliente. “Cada campanha tem um público alvo e uma abordagem diferenciada”, diz a executiva. “Com base nisso, elaboramos um projeto sob demanda para atender às necessidades específicas desse mercado, com um sistema fácil e padronizado, mas configurável e com workflow ágil e inteligente para geração de dados de qualidade em tempo real.

Os módulos foram implantados em 12 meses, com total integração às operações e base de informações da SM Services. “Foi um período de muita flexibilidade da Dzyon para atender a 100% das nossas demandas, seja através de reuniões, acompanhamento presencial e remoto e transferência de dados. Valeu a pena”, pontua Aline Silva.

Segundo a gerente de operações da SM Services, o ponto alto da ferramenta está na agilidade que trouxe para os antes críticos processos de extração de relatórios finais para clientes. A operação, que antes durava dias, passou a ser realizada em questão de horas, com reflexos positivos também na redução de funcionários envolvidos na tarefa.

“Além disso”, diz Aline, os usuários têm acesso em tempo real às informações, que ficam documentadas dentro da plataforma e facilitam a geração de relatórios estratégicos. É um grande avanço”.

Também deixaram de ser manuais importantes rotinas diárias como o envio de e-mails, uma vez que o sistema da Dzyon dispara as mensagens automaticamente e de acordo com a atividade que está sendo executada.

“O tempo gasto pelas equipes em certas tarefas foi revertido em maior tempo de atenção ao cliente, para dar a ele o que ele precisa, de forma imediata e dinâmica. É produtividade e excelência em primeiro grau. E isso não tem preço para uma empresa especialista em relacionamento com cliente”, conclui Aline.